שירותי גוגל

הנושא הזה הוא לגמרי נתון לשיקול דעתך, המשמעות היא בעיקר מיתוג נכון ויצירת קו אחיד בין מה שמשתמש רואה באתר לבין ערוצי התקשורת השונים.

לצורך הבנה טובה יותר – ניקח לדוגמה עסק פיזי, למשל חברת חשמל, לפני עידן החשבוניות הדיגיטליות – היינו מקבלים את חשבון החשמל אלינו הביתה – החשבון (או כל מסר אחר מהחברה) היה מגיע בתוך מעטפה ממותגת עם שם החברה, לוגו ופרטי התקשרות – לא היינו צריכים לחשוב יותר מידי מי השולח.

עכשיו – אם ניקח את זה צעד אחד קדימה – מה היה קורה אילו היינו מקבלים את המכתב במעטפה לבנה חתומה? היינו חושבים שעובדים עלינו, או שמדובר בסתם הודעת דואר כמו שמקבלים הרבה דברי דואר שהם פרסומות וכו'.

לכן – אם אתם בתחילת דרככם, חשוב לשים לב לפרטים הקטנים האלה – השקעה קטנה תגרום למשתמש להיות מחובר יותר למותג שלכם, הוא יזהה אתכם בקלות יותר ובעתיד – יהיה לכם קל יותר להתנהל ולנהל את הארגון שיגדל.

נתחיל מזה שלא חייב להשתמש בשירות של Google, זו רק ההמלצה שלי שמגיעה מכמה סיבות:

1. השירות של Google לעומת Microsoft מבוסס בראשיתו כממשק ווב (דרך הדפדפן), הממשק זהה לזה שאנחנו מכירים מהשימוש ב-Gmail, ולכן קל יותר להשתמש בו במשימות היומיומיות ולא צריך לעבור בין ממשקים שונים.
2. ניתן לחבר תיבת דואר עסקית של Google במחשב במקביל לתיבה האישית – המעבר בין התיבות הוא בלחיצת כפתור, פשוט ונוח.
3. הרבה מערכות מחוברות ומקושרות ל-Google, בין אם מדובר במערכת Analytics, Google Tag Manager, Google Search Console, Youtube, reCaptcha, Maps ועוד. שימוש בחשבון מייל עם הדומיין שלכם כבר בשירותי החברה – מקל על ההתנהלות השוטפת מול כל המערכות.
4. חלק ממטרות האתר הוא לקבל לידים, הלידים מגיעים באמצעות מייל, כך שצריך לחבר תיבת דואר אלקטרוני כדי שיהיה ניתן לשלוח ישירות מהאתר הודעות בצורה אוטומטית. בגלל שלא מדובר באדם ששולח הודעה ישירות מהתיבה יש תהליכי אימות שצריך לעשות, ובעת כתיבת שורות אלו – חיבור תיבה של Google אינו מצריך תשלום נוסף או הגדרות מיוחדות.

בשנים האחרונות הקשיחו בצורה משמעותית את כל נושא אימות המקורות מהם נשלחים המיילים, הסיבה המרכזית היא שבעבר היה ניתן לשלוח מכל מקור בלי צורך לאמת את זהות השולח, וכך כמות דואר הזבל ונסיונות עוקץ היו בשיאן, מערכות סינון דואר לא תמיד הצליחו לאמת או לוודא שאכן מדובר בשולח רשמי וחוקי והיו חוסמות את ההודעות שבסופו של דבר לא הגיעו בכלל לתיבה של הנמען.

כאשר Google נכנסה לעולם הדואר האלקטרוני היא הציגה אפשרות סינון חדשה שמבוססת על הקהילה וכן על פרמטרים נוספים, כך שהודעות שנשלחות למשתמש וחשודות כדואר זבל – הן ישר נכנסות לתיבה של ההודעות החשודות, המשתמש יכול לתמיד לצפות בהודעות ולהחליט אם זו הודעה ממקור מהימן ולשחרר אותה לתיבת הדואר, פעולה זו גורמת למערכת להבין שכנראה שמדובר בדואר חוקי (וזה רק חלק מהמנגנון).

ככל שהזמן עבר – הוסיפו  עוד חוקים שיש להכיל על מנת שמיילים שנשלחים מדומיין מסויים יעברו בצורה "חלקה" יותר לתיבת הדואר הנכנס.
כיוון שמדובר בהגדרות מאוד ספציפיות ומדוייקות שמקבלים מספק שירות הדואר כי הן משתנות מדומיין לדומיין, אני אתן את הנקודות בגדול ואם יש לכם דומיין חדש, והוספתם לו שירות דואר אלקטרוני – וודאו שמי שמטפל בדומיין או ניהול ה-DNS שלו – הזין את כל הרשומות הנדרשות – אלה הצעדים הראשונים.

• וודאו שקיימות רשומות MX נכונות.
• וודאו שיש רשומת SPF תקינה, שימו לב – דרך רשומה זו ניתן לקבוע מי רשאי לשלוח מיילים באמצעות הדומיין.
• רשומת domainkey – שימו לב – צריך לייצר רשומה ייעודית עבור כל דומיין דרך ספק השירות.
• רשומה נוספת שכדאי שתהיה – היא רשומת dmarc.

אחרי שכל הרשומות מעודכנות כמו שצריך – יש להמתין 24 שעות לעדכון השרתים בעולם, וככה תבטיחו שהמיילים שאתם שולחים יוצאים ממקור אמין ושרתי דואר יתנו לכם לרוב אור ירוק.